Fræðsla og verklagsreglur

Rafrænir reikningar

Senda reikning

Rafrænir reikningar

Allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu skulu vera með rafrænir. Pappírsreikningar sem eru útgefnir eftir 1. janúar 2020 munu verða endursendir og kallað eftir rafrænum reikningum. Reikningar skulu vera á svokölluðu XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Fjársýsla ríkisins sér um að taka við rafrænum reikningum fyrir hönd flestra stofnana ríkisins.

Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.

FJS Peppol guidelines

Valkostir sendanda

Mælt er með að reikningar séu gefnir út í kerfi sendanda og þeim miðlað í gegnum skeytamiðlara. Einnig er tekið við reikningum í gegnum PEPPOL netið. Þjónustuaðilar fjárhagskerfa og skeytamiðlarar veita ráðgjöf um útgáfu og miðlun rafrænna reikninga fyrir sína viðskiptavini.

Aðilum sem eru án bókhaldskerfis er bent á að á markaði eru ýmis bókhaldskerfi sem rekstraraðilar geta nýtt sér til að gefa út rafræna reikninga og halda utan um sitt bókhald. Einnig býður Fjársýslan upp á einfalda skráningarsíðu þar sem hægt er að skrá reikning og senda til ríkisstofnunar.

Hvað er rafrænn reikningur?

Rafrænn reikningur er tölvulesanlegt skjal á XML formi sem uppfyllir kröfur í tækniforskrift Staðlaráðs fyrir rafræna reikninga. Hann styður við sjálfvirkni í tölvukerfum, er umhverfisvænn og skapar verulegt hagræði við útgáfu, miðlun, móttöku, úrvinnslu og geymslu skjala. Sama tæknihögun er notuð í viðskiptum við ríkisstofnanir og á einkamarkaði.

Ríkisstofnanir taka ekki við PDF reikningum í gegnum tölvupóst. Þar sem PDF skjöl eru ekki tölvulesanleg skapa þau ekki tækfæri til hagræðingar, einnig má draga í efa hvort PDF skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfylli kröfur um áreiðanleika og rekjanleika skjala. Sjá nánar

Viðskiptalegar kröfur

Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur einnig gefið út viðskiptaskilmála ríkisins sem skulu gilda í þeim tilvikum þar sem engir aðrir samningar gilda um viðskiptin. Sjá nánar.

Reikningar skulu innihalda:

  • Lýsing á vöru eða veittri þjónustu
  • Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til
  • Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
  • Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála ríkisins
  • Bankareikningur til að hægt sé að greiða með millifærslu
  • Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi, sjá nánar
  • Við hæfi er að fram komi upplýsingar um tengilið eða deild ef ekki er vísað í pöntun eða verk

Birgjar geta fengið senda greiðslutilkynningu sem PDF skjal í tölvupósti, sem staðfestingu á hvað er verið að greiða. Einnig er mögulegt að senda XML skjal sem leyfir birgja að sjálfvirknivæða móttökur á greiðslum.