Fræðsla og verklagsreglur

Rafrænir reikningar

Rafrænir reikningar til ríkisins – upplýsingar til birgja

Fjármála- og efnahagsráðuneytið hefur ákveðið að frá og með 1. janúar 2020 skuli allir reikningar vegna kaupa ríkisins á vöru og þjónustu vera með rafrænum hætti. Pappírsreikningar sem eru útgefnir eftir 1. Janúar 2020 munu verða endursendir og kallað eftir rafrænum reikningum.

Reikningar skulu vera á svokölluðu XML formi og miðlað í gegnum skeytamiðlara. Ekki er tekið við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.

Fjársýsla ríkisins sér um að taka við reikningum á rafrænu formi fyrir hönd flestra stofnana ríkisins (sjá lista hér að neðan).

Valkostir sendenda

Þeir aðilar sem gefa út reikninga úr eigin kerfum geta þurft að uppfæra sín viðskiptakerfi. Þjónustuaðilar kerfanna aðstoða við það.

Aðilar sem stunda lítil viðskipti við ríkið og treysta sér eða vilja ekki uppfæra sín kerfi geta á heimasíðu Fjársýslunnar skráð inn rafræna reikninga til ríkisstofnana sér að kostnaðarlausu. Sama gildir um aðila sem eru ekki bókhaldsskyldir.

Aðilar geta einnig fallið frá reikningsviðskiptum og tekið upp staðgreiðsluviðskipti í staðinn.

Þjónustuaðilar flestra bókhaldskerfa bjóða upp á lausnir fyrir sína viðskiptavini. Einnig má benda á að á markaði eru ýmis bókhaldskerfi á vefnum sem rekstraraðilar geta nýtt sér þar sem hægt er að senda rafræna reikninga.

Hvað er XML tækni

Reikningar skulu vera á XML formi og uppfylla kröfur sem koma fram í tækniforskrift Staðlaráðs fyrir rafræna reikninga, nema um annað sé samið.

Rafrænn reikningur er tölvulesanlegt skjal á XML formi sem styður við sjálfvirkni í innlestri inn í fjárhagskerfi kaupanda. Þeir eru umhverfisvænir og skapa verulegt hagræði m.a. í sparnaði við útgáfu, miðlun, móttöku og úrvinnslu. Afgreiðsla verður hraðari og öruggari og sendingar- og geymslukostnaður lægri.

Sendendur geta einnig nýtt þessa sömu tækni í viðskiptum við sveitarfélög og vaxandi fjölda einkafyrirtækja. Mikill vöxtur hefur verið í notkun XML í viðskiptum ótengdum opinberum aðilum með sambærilegum ávinningi.

Íslensk tækniforskrift TS-236 byggir á evrópskum staðli sem tryggir að allir opinberir aðilar á innri markaði ESB munu geta tekið þið þeim og vaxandi fjöldi erlendra birgja munu geta gefið út samhæfða reikninga sem henta til innlestrar í íslensk viðskiptakerfi.

Fjársýsla ríkisins er með tengingu við alla þrjá skeytamiðlarana og getur tekið við reikningum frá öllum birgjum sem eru tengdir þeim. Einnig er mögulegt að taka við reikningum í gegnum Evrópska viðskiptanetið (PEPPOL), bæði frá íslenskum aðilum og frá erlendum birgjum. Sendandi reikninga á aðeins að þurfa að vera skráður á einn skeytamiðlara til að senda á alla viðskiptavini sína sem eru skráðir í rafræn viðskipti.

PDF – nei takk … af hverju?

Fyrir hönd ríkisins tilkynnist hér með að ríkið tekur ekki við PDF reikningum í gegnum tölvupóst.

Ríkið fær yfir 3.000 reikninga á dag og vill geta látið tölvur vinna úr skeytum við móttöku til að ná fram hagræðingu. Reikningar á PDF formi eru ekki tölvulesanlegir og skapa því ekki slík tækifæri til hagræðingar og eru því ekki heimilir í viðskiptum við hið opinbera.

Árið 2013 var sett reglugerð sem skýrir ýmis lagaleg atriði varðandi meðhöndlun rafrænna skjala í viðskiptum, eins og hvað er rafrænn reikningur, hlutverk skeytamiðlara, kröfur til bókhaldskerfa og fleira. Og í janúar 2019 var sett önnur reglugerð sem skyldar alla opinbera aðila til að taka við reikningum á rafrænu formi. Nokkur umræða hefur verið um hvað telst vera rafrænn reikningur og hefur verið bent á PDF skjöl sem send eru í tölvupósti sem valkost. Vissulega má leiða rök að því að PDF skjöl séu rafræn og það sé hægt að senda þau með tölvupósti milli aðila. Vandinn er að sú aðferð hefur tvo galla: sá fyrri er að PDF skjöl eru ekki tölvulesanleg og aðili sem fær yfir 3.000 reikninga á dag vill geta látið tölvur vinna úr skeytum við móttöku til að ná fram hagræðingu. PDF skjöl skapa ekki tækifæri til að auka sjálfvirkni.

Seinni vandinn er alvarlegri og snýr að því að PDF skjal sem er sent í venjulegum tölvupósti uppfyllir ekki kröfur bókhaldslaga eða reglugerðar frá 2013 þar sem gerð er krafa um áreiðanleika og rekjanleika reikninga. Reglugerðin útlistar hvernig þessum kröfum má mæta í viðskiptakerfum og skeytamiðlun með gagnadagbók, en hún segir ekkert um hvernig eigi að uppfylla þessar kröfur fyrir PDF skjöl sem send eru með tölvupósti. Vandinn er að PDF skjal í tölvupósti uppfyllir ekki þessar kröfur nema frekari aðgerðir komi til. Nýleg dæmi sanna hvernig óprúttnir aðilar geta komist í póstsendingar milli viðskiptaaðila og breytt innihaldi skeytanna.

Einnig er rétt að benda á, að reglugerð um rafræna reikninga frá 2013 segir að móttakandi skeyta ákveði form og gagnaflutningsleið sem hann tekur við skeytum í gegnum og sendandi má ekki senda annað form eða eftir annarri leið en móttakandi hefur tilgreint. Reikningar á XML formi sem miðlað er í gegnum skeytamiðlara uppfylla þessa kröfu.

 

Formkröfur og innihald reikninga

Hér er fjallað um tæknilegar og viðskiptalegar kröfur til reikninga.
Benda má á að Fjármála og efnhahagsráðuneytið hefur gefið út reglugerð um útgáfu og meðhöndlun rafræna reikninga.

Viðskiptaskilmálar ríkisins

Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur einnig gefið út viðskiptaskilmála ríkisins sem skulu gilda í þeim tilvikum þar sem engir aðrir samningar gilda um viðskiptin. Sjá hér.

Formkröfur til reikninga – XML (tæknilegar kröfur)

Allir reikningar skulu byggja á XML tækni og mælt er með að þeir fylgi tækniforskrift frá Staðlaráði TS-236 (eða TS-136 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning). Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs. Hugbúnaðaraðilar veita aðilum nánari leiðbeiningar.

Athugið að NES tækniforskriftir eru úreltar og munu verða teknar út notkun á komandi misserum. Birgjar eru því varaðir við að fjárfesta í þeim.

Tryggt hefur verið að reikningar sem uppfylla TS-236 kröfur má senda til erlendra allra opinberra aðila á innri markaði ESB í gegnum viðskiptanet PEPPOL.

Einnig geta erlendir birgjar í vaxandi mæli gefið út reikninga á þessu formi sem er samhæft við TS-236 tækniforskrift.

Viðskiptalegar kröfur til reikninga

Allir reikningar skulu innihalda eftirfarandi:

  • Lýsing á vöru eða veittri þjónustu
  • Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til
  • Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um og ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
  • Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála ríkisins
  • Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi og verður reikningur þá greiddur á gjalddaga.

Einnig skal koma fram hver pantar:

  • Númer pöntunar eða beiðni (ef uppgefið af kaupanda)
  • Verknúmer og verkliður (ef uppgefið af kaupanda)
  • Númer samnings (sem verð og önnur kjör eru byggð á)
  • Ef ekkert ofangreint er til staðar, nafn þess sem pantar og/eða deild

Stofnanir ríkisins áskilja sér rétt til að greiða ekki - eða endursenda - reikninga sem ekki uppfylla þessi skilyrði.

Greiðslur, greiðsluseðlar, staðgreiddir reikningar

Óskað er eftir að ríkið fái að greiða reikninga með millifærslum og minnka þarf með notkun greiðsluseðla.

Birgjum er heimilt að nota greiðsluseðla til stýringar á greiðslum sér til hagræðis, en ekki að setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu. Einnig þarf að gæta þess að gjaldfrestir séu í samræmi við samninga.

Þegar vöruúttekt er staðgreidd eða greitt með innkaupakorti skal afhenda útprentað frumrit reiknings og ekki senda reikning rafrænt.

Greiðslutilkynning

Birgjar geta fengið senda greiðslutilkynningu sem er yfirlit yfir hvað er verið að greiða með tiltekinni millifærslu. Slíkar tilkynningar geta komið að mestu leyti í stað greiðsluseðla.

Greiðslutilkynningar eru sendar út sem PDF skjal í tölvupósti.

Einnig er mögulegt að fá greiðslutilkynningu sem XML skjal sem leyfir birgjanum að sjálfvirknivæða móttökur á greiðslum.

Viðskiptayfirlit og greiðsluseðlar

Með tilkomu XML tækni hefur notkun viðskiptayfirlita og greiðsluseðla minnkað mikið.

  • Æskilegt er að gefinn sé út reikningur fyrir hverri afhendingu/úttekt.
  • Best er að þeir séu greiddir með millifærslu.
  • Athugið, viðskiptayfirlit er EKKI reikningur.
  • Það má EKKI tengja greiðsluseðil og viðskiptayfirlit.
  • Setja má greiðsluseðil á hvern reikning eða óska eftir millifærslu.

Ef fjöldi reikninga er mikill er vel til fundið að kalla eftir greiðslutilkynningu á XML formi frá Fjársýslu ríkisins.

Kreditreikningar

Kreditreikningar skulu byggja á tækniforskrift TS236 (eða eldra form TS-137). Á kreditreikningi þarf að koma fram hvort hann er:

  • leiðrétting á áður útgefnum reikningi – hann vísar þá í númer þess reiknings sem verið er að leiðrétta / bakfæra.
  • endurgreiðsla – Í þeim tilvikum þarf að koma fram ráðstöfun peninga:
    • Tilgreina í Note svæði textann: "endurgreitt".
    • Hvað varð um peningana:
      • voru peningar settir á viðskiptareikning hjá birgja (inneign)
      • kortafærsla bakfærð
      • upphæð lögð inn á bankareikning