Fræðsla og verklagsreglur

Rafrænir reikningar

Listi yfir stofnanir sem taka við rafrænum reikningum

Þessi listi sýnir hvaða stofnanir ríkisins geta tekið við rafrænum reikningum, hann verður uppfærður þegar breytingar verða.  Síðast yfrirfarinn: 01.02.2018.
Athugið, í mörgum viðskiptakerfum er skráð svokölluð GLN kennitala viðskiptamanns. Í tilfelli ríkisins er það alltaf kennitala samkvæmt þjóðskrá (sjá listann hér að ofan) – nema um annað sé samið.

Rafrænir reikningar til ríkisins – upplýsingar til birgja

Allir reikningar til ríkisins vegna keyptrar vöru eða þjónustu skulu vera með rafrænum hætti með vísan til yfirlýsingar Fjármála og efnahags-ráðuneytis frá 10. febrúar 2014.

  • Rafrænum reikningum skal miðlað í gegnum skeytamiðlara eða aðra þjónustuaðila
  • Reikninga má EKKI senda sem PDF skjal í tölvupósti
  • Ekki skal senda afrit á pappír samhliða rafrænum reikningi

Fjársýsla ríkisins sér um að taka við reikningum á rafrænu formi fyrir hönd flestra stofnana ríkisins. Sjá lista yfir stofnanir sem taka við rafrænum reikningum hér að framan.

Aðilar sem stunda lítil viðskipti við ríkið eða eru ekki bókhaldsskyldir geta nýtt sér þjónustur ýmissa aðila, einnig eru til staðar vefþjónustur þar sem notendur geta skráð og sent rafræna reikninga sér að kostnaðarlausu.

Viðskiptaskilmálar ríkisins

Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur einnig gefið út viðskiptaskilmála ríkisins sem skulu gilda í þeim tilvikum þar sem engir aðrir samningar gilda um viðskiptin. Sjá hér.

Þjónustuaðilar

Þrír skeytamiðlarar sjá um að taka við skeytum og koma til móttakenda:

  • Advania
  • InExchange
  • Sendill

Einnig bjóða ýmsir aðilar upp á viðmót til að skrá og senda reikninga með rafrænum hætti, s.s.:

  • Konto.is
  • Regla.is

Þjónustuaðilar bókhaldskerfa veita upplýsingar til sinna viðskiptavina um leiðir til útfæslur.


Hvað þurfa birgjar að gera?

Reikningar skulu vera á XML formi og uppfylla kröfur sem koma fram í tækniforskrift staðlaráðs fyrir rafræna reikninga, nema um annað sé samið.  Reikningar á PDF formi eru ekki viðurkenndir af ríkinu.

Flestir framleiðendur hugbúnaðar hafa nú þegar byggt nauðsynlega virkni inn í sínar lausnir og veita ráðgjafar þeirra viðskiptavinum sínum alla þá aðstoð sem þarf til að koma reikningum á rafrænt form. Einnig sjá bókhaldsþjónustur um slíkar sendingar fyrir sína viðskiptavini.

Fjársýsla ríkisins er með tengingu við alla þrjá skeytamiðlarana og getur tekið við reikningum frá öllum birgjum sem eru tengdir þeim. Einnig er mögulegt að taka við reikningum í gegnum Evrópska viðskiptanetið (PEPPOL).

Formkröfur til reikninga - XML (tæknilegar kröfur)

Allir reikningar skulu byggja á XML tækni (nema um annað sé samið) og fylgja tækniforskrift frá Staðlaráði TS-136 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning. Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs, án kostnaðar.

Einnig má benda á að Fjármála og efnhahagsráðuneytið hefur gefið út reglugerð um rafræna reikninga.

Hægt er að staðfesta hvort reikningar séu rétt gerðir, sjá hér.

Viðskiptalegar kröfur til reikninga

Allir reikningar skulu innihalda eftirfarandi:

  • Lýsing á vöru eða veittri þjónustu
  • Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til
  • Ekki er heimilt að setja á reikninga viðbótargjöld sem ekki hefur verið samið um og ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
  • Gjaldfrestur skal vera í samræmi við gildandi samninga eða viðskiptaskilmála ríkisins
  • Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi

Einnig skal koma fram hver pantar:

  • Númer pöntunar eða beiðni (ef uppgefið af kaupanda)
  • Verknúmer og verkliður (ef uppgefið af kaupanda)
  • Númer samnings (sem verð og önnur kjör eru byggð á)
  • Ef ekkert ofangreint er til staðar, nafn þess sem pantar og/eða deild

Stofnanir ríkisins áskilja sér rétt til að greiða ekki - eða endursenda - reikninga sem ekki uppfylla þessi skilyrði. Sjá nánar hér.

Greiðslur, greiðsluseðlar, staðgreiddir reikningar

Birgjum er heimilt að nota greiðsluseðla til stýringar á greiðslum sér til hagræðis, en ekki að setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu.

Þegar vöruúttekt er staðgreidd eða greitt með innkaupakorti skal afhenda útprentað frumrit reiknings og ekki senda reikning rafrænt.

Tilkynningar um greiðslur - greiðslutilkynning

Kerfi fjársýslu sendir birgja tilkynningu um greiðslu í lok dags, PDF skjal í tölvupósti. Einnig er mögulegt að fá slík yfirlit á XML formi til að sjálfvirknivæða móttökur á greiðslum. Greiðslutilkynningin inniheldur upplýsingar um millifærsluna og hvaða skjöl verið er að greiða.

Viðskiptayfirlit og greiðsluseðlar

  • Birgjar hafa val um eftirfarandi:
  • Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu.

Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar. Hann er sendur rafrænt.

Gæta þarf þess að:

  • Senda má viðskiptayfirlit í lok mánaðar.
  • Viðskiptayfirlit er EKKI reikningur og greiðsluseðil má ekki tengja við það.
  • Setja má greiðsluseðil á hvern reikning eða óska eftir millifærslu.

Kreditreikningar

Kreditreikningar skulu byggja á tækniforskrift TS-137. Nauðsynlegt er að á þeim sé gerð grein fyrir ástæðu hans. Um er að ræða:

  • leiðrétting á áður útgefnum reikningi – hann vísar þá í númer þess reiknings
  • endurgreiðsla – tilgreinir í Note svæði: "endurgreitt". Í þeim tilvikum þarf að koma fram ráðstöfun peninga: hvað varð um endurgreiðsluna

Rafrænir reikningar hjá ríkinu – upplýsingar til stofnana