Fræðsla og verklagsreglur

Rafrænir reikningar

Listi yfir stofnanir sem taka við rafrænum reikningum

Þessi listi sýnir hvaða stofnanir ríkisins geta tekið við rafrænum reikningum, hann verður uppfærður þegar breytingar verða.  Síðast yfrirfarinn: 19.08.2016
Athugið, í mörgum viðskiptakerfum er skráð svokölluð GLN kennitala viðskiptamanns. Í tilfelli ríkisins er það alltaf kennitala samkvæmt þjóðskrá (sjá listann hér að ofan) – nema um annað sé samið.

Rafrænir reikningar til ríkisins – upplýsingar til birgja

Allir reikningar til ríkisins vegna keyptrar vöru eða þjónustu skulu vera með rafrænum hætti frá og með 1. janúar 2015, með vísan til yfirlýsingar fjármála og efnahags-ráðuneytis frá 10. febrúar 2014. Fjársýsla ríkisins sér um móttöku á rafrænum reikningum fyrir hönd stofnana ríkisins.

Hvað þurfa birgjar að gera ?

Hvað er rafrænn reikningur?
Allir reikningar skulu vera á XML formi (sjá nánar hér að neðan) nema um annað sé samið. Reikninga á PDF formi er ekki hægt að afgreiða með sjálfvirkum hætti, þess vegna er þeim hafnað og kallað eftir XML formi.

Hvað þarf til?
Flestir framleiðendur hugbúnaðar hafa nú þegar byggt nauðsynlega virkni inn í sínar lausnir og veita ráðgjafar þeirra viðskiptavinum sínum alla þá aðstoð sem þarf til að koma reikningum á rafrænt form.

Hvernig eru rafrænir reikningar sendir?
Útgefendur reikninga þurfa að senda þá til móttakanda. Það er gert með samningi við skeytamiðlun (ekki ósvipað og tölvupóstur). Nokkur fyrirtæki bjóða upp á þjónustu við miðlun reikninga milli aðila og sjá um að koma þeim frá sendanda til móttakenda. Má þar nefna:
Advania                           
InExchange
Sendill

Fjársýsla ríkisins er með tengingu við alla þrjá miðlarana og getur tekið við reikningum frá öllum birgjum sem eru tengdir þeim. Einnig er mögulegt að taka við reikningum í gegnum Evrópska viðskiptanetið (PEPPOL).

Litlir aðilar / lítil viðskipti / aðilar án bókhaldskerfis
Nokkuð er um aðila sem stunda lítil viðskipti við ríkið og geta ekki réttlætt uppfærslur á kerfum til að senda rafræna reikninga úr sínum kerfum. Einnig er nokkuð um aðila sem eru ekki bókhaldsskyldir og hafa ekki bókhaldskerfi. Slíkir aðilar geta nýtt sér þjónustu banka, bókhaldsstofa eða sent reikninga með rafrænum hætti gegnum veflausnir skeytamiðlara. Veflausnir skeytamiðlara eru sendanda að kostnaðarlausu fyrir þá sem senda fáa reikninga. Því geta slíkir aðilar sent ríkinu reikninga án óhóflegs kostnaðar:
Advania
InExchange
Sendill

Hvert er hagræðið?

Hagræði af notkun rafrænna reikninga er umtalsvert bæði fyrir sendanda og móttakanda. Því eru aðilar hvattir til að senda rafræna reikninga á alla sína viðskiptavini og taka sjálfir við reikningum með rafrænum hætti. Umtalsvert hagræði mun í framhaldinu einnig fást með notkun rafrænna pantana (vörustýringu).

Formkröfur til reikninga – XML (tæknilegar kröfur)

Allir reikningar skulu byggja á XML tækni (nema um annað sé samið) og fylgja tækniforskrift frá Staðlaráði TS-136 fyrir rafrænan reikning og TS-137 fyrir kreditreikning.

Forskriftirnar má nálgast á vefsíðu Staðlaráðs, án kostnaðar
Fjármála og efnhahagsráðuneytið hefur gefið út reglugerð um rafræna reikninga
Hægt er að staðfesta hvort reikningar séu rétt gerðir. Skoðuð er tæknileg uppbygging reiknings, en ekki lagt mat á viðskiptaupplýsingar

Meðal þeirra krafna til reikninga sem fram koma í tækniforskrift má nefna:

  • Í reikningslínum skulu koma fram vörunúmer, lýsing vöru/þjónustu og einingarverð.
  • Svokallaðar núll línur eru ekki heimilar

Viðskiptalegar kröfur til reikninga (innihald)

Fjármála og efnahagsráðuneytið hefur gerið út skjal: Almenn viðskiptakjör ríkisins við kaup á vörum eða þjónustu sem lýsir þeim gildir í þeim tilvikum sem engir samningar eða samkomulag gildir um viðskiptin. Meðal annars eru eftirfarandi ákvæði þar að finna:

  • Verð seljanda skal innifela allan kostnað sem fellur til. Ekki skulu koma fram á reikningi gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu, s.s. seðil- eða þjónustugjöld
  • Einnig skal koma fram á reikningi:
    • Númer pöntunar eða beiðni (ef uppgefið af kaupanda)
    • Verknúmer og verkliður (ef uppgefið af kaupanda)
    • Númer samnings (sem verð og önnur kjör eru byggð á)
    • Ef ekkert ofangreint er til staðar, nafn þess sem pantar og/eða deild
  • Veittur skal a.m.k. 30 daga gjaldfrestur frá útgáfu reiknings
  • Eindagi skal vera sá sami og gjalddagi
  • Reikningar skulu ekki sendir á pappír samhliða rafrænum reikningum

Stofnanir ríkisins áskilja sér rétt til að greiða ekki - eða endursenda - reikninga sem ekki uppfylla þessi skilyrði.

Greiðslur, staðgreiddir reikningar

Birgjum er heimilt að nota greiðsluseðla til stýringar á greiðslum sér til hagræðis, en ekki að setja á reikning seðilgjöld eða önnur gjöld sem ekki tengjast seldri vöru eða þjónustu.

Þegar vöruúttekt er staðgreidd eða greitt með innkaupakorti skal afhenda útprentað frumrit reiknings og ekki senda reikning rafrænt.

Viðskiptayfirlit

Birgjar hafa val um eftirfarandi:

  • Gefa út reikning fyrir hverri afhendingu.
  • Setja hverja úttekt á viðskiptareikning og gefa út afhendingarseðla með sendingum. Gefa síðan út reikning í lok mánaðar. Hann er sendur rafrænt.

Gæta þarf þess að:

  • Senda má viðskiptayfirlit í lok mánaðar.
  • Viðskiptayfirlit er EKKI reikningur og greiðsluseðil má ekki tengja við það.
  • Setja má greiðsluseðil á hvern reikning eða óska eftir millifærslu.

Kreditreikningar

Kreditreikningar skulu byggja á tækniforskrift TS-137. Nauðsynlegt er að á þeim sé gerð grein fyrir ástæðu hans. Um er að ræða:

  • leiðrétting á áður útgefnum reikningi – hann vísar þá í númer þess reiknings
  • endurgreiðsla – tilgreinir í Note svæði: "endurgreitt". Í þeim tilvikum þarf að koma fram ráðstöfun peninga: hvað varð um endurgreiðsluna

Vörustýring

Landspítalinn hefur haft forystu um að nýta rafræn viðskipti (ekki bara rafræna reikninga) og gerir því viðbótarkröfur til margra birgja. Birgjar semja um þær við Landspítalann.

  • Á reikningi skal koma fram númer pöntunar
  • Einn reikningur fyrir hverja pöntun
  • Á reikningi koma aðeins fram þær vörur sem fram koma á pöntun
  • Gefa skal út sér reikning fyrir viðbótarkostnaði (ekki setja á vörureikninga)
  • Afhendingarseðill skal fylgja með hverri sendingu og tilgreini a.m.k. númer pöntunar og reiknings
  • Kreditreikningar vísa alltaf í áður útgefinn reikning og hvaða leiðréttingar eru gerðar
  • Reikningar mega ekki vísa í greiðsluseðla. Greiðslur eru í samræmi við samning
  • Birgjar tilkynni stofnun breytingar á vöruvali, pakkningum og verði fyrir gildistöku

Leiðbeiningar

Nánari upplýsingar um rafræna reikninga og leiðbeiningar til birgja er að finna á heimasíðu Fjársýslu ríkisins.

Viðskiptaskilmálar ríkisins

Rafrænir reikningar hjá ríkinu – upplýsingar til stofnana