Fræðsla og verklagsreglur

LOF

Lög um opinber fjármál

Um áramót verða nokkrar breytingar á reikningshaldi ríkisins sem koma til vegna nýrra laga um opinber fjármál (LOF).  Helstu áhrif á reikningshald stofnana eru eftirfarandi:

  1.  Nýjar tegundir
    Um áramót verða breytingar á tegundalykli ríkisins.  Tekjulyklar breytast nokkuð til að endurspegla breytta flokkun tekna í ríkistekjur og sértekjur og til samræmis við alþjóðlega flokkun (GFS).  Helstu breytingar á gjaldalyklum eru að inn koma nýjar tegundir vegna breytingar á orlofsskuldbindingu (51) og vegna afskrifta (58).  Helstu breytingar á lyklum í efnahag eru nýjar tegundir vegna eignakaupa (18), vegna nýrra skuldbindinga og breyttir lyklar vegna endurmats. Þegar líður á árið munu mögulega fleiri breytingar vera gerðar og verða kynntar sérstaklega þegar þar að kemur.

    Nýr tegundalykill með skýringum verður birtur fljótlega á heimasíðu FJS

  2. Orlofsskuldbinding
    Samkvæmt LOF skal nú meta og færa til bókar skuldbindingu stofnana vegna áfallins en ótekins orlofs.  Á árinu 2016 skiluðu flestar stofnanir mati á þessari skuldbindingu í árslok 2015.  Þessi skuldbinding var ekki færð í bókhaldi heldur var getið um hana í skýringum.   

    Nú verður sú breyting gerð að tekin verður í notkun nýr kerfishluti í launakerfi sem reiknar í hverjum mánuði skuldbindinguna og skilar til  fjárhags (GL),  færslum sem ýmist lækka/hækka launakostnað til samræmis við breytingu á skuldbindingunni.  

    Þær stofnanir sem nota Vinnustund munu nota það kerfi  áfram til að halda utan um ávinnslu og töku orlofs.  Vinnustund skilar síðan upplýsingum til launakerfis þar sem útbúin hefur verið ný skjámynd sem birtir útreikning á orlofsskuldbindingu pr starfsmann.  Þessa skjámynd munu stofnanir nota til að yfirfara og ganga endanlega frá útreikningnum. 

    Þær stofnanir sem ekki nota Vinnustund þurfa að fara inn í sömu skjámynd í launakerfi og setja handvirkt inn stöðu skuldbindingar í klst. Í lok hvers mánaðar. Kerfið sér síðan um að reikna upp skuldbindinguna og færa í GL. 

    Þær stofnanir sem nota launaþjónustu FJS munu fá sent mánaðarlega Excel skjal með upplýsingum sem þær þurfa að uppfæra/staðfesta. 

    Þetta fyrirkomulag verður kynnt stofnunum nánar í janúar og þeim mun verða veitt aðstoð til að koma á breyttu vinnufyrirkomulagi.

    Orlofsskuldbinding, kennslumyndband
    Orlofsskuldbinding flutt yfir í Excel, kennslumyndband

  3. Eignfærsla og afskrift
    Um áramót verður sú breyting á meðhöndlun varanlegra rekstrarfjármuna að þeir verða ekki lengur gjaldfærðar við kaup, heldur færðar til eignar og afskrifaðir mánðarlega yfir notkunartíma eignarinnar.  Til að það sé hægt hafa verið gerðar breytingar á eignakerfi Orra. 

    Eignir skal bóka á 18 lykla með sambærilegum hætti og fært var á 58 lyklana áður og flytjast þær sjálfkrafa yfir í eignakerfi sem sér um að skila mánaðarlega afskrifarfærslum til fjárhags (GL).  Afskriftir verða bókaðar á 58 lykla. 

    Stofnanir eiga að hafa fengið Excel skrá með eignum sem voru í eignaskrá fyrir árið 2015 og fyrr og eiga að hafa skilað yfirförnum lista þar sem búið er að fella út eignir sem ekki eru lengur í notkun og bæta við eigum sem ekki voru á eingakrá.  Þegar stofnun hefur skilað þessum færslum þá mun FJS lesa þessar færslur inn í nýju eignaskrána. 

    Færslur vegna 2016 verða næst lesnar inn í eignaskrá.  Þegar því er lokið mun verða opnað fyrir innlestur í eignaskrá á eignum sem keyptar eru á árinu 2017.

    Þessar breytingar verða kynntar stofnunum betur fljótlega og í boði verða leiðbeiningar um hvernig standa skuli að eignaskrá.

Hrein eignakaup, viðbætur við tegundalykil í bókhaldi ríkisins

Vegna nýrra laga nr. 123/2015 um opinber fjármál verða breytingar á meðferð eignakaupa í bókhaldi stofnana og ríkisins frá 1. janúar 2017.

Eignakaup sem áður voru gjaldfærð á tegundir sem byrja á 58 skal nú færa beint á tegundir sem byrja á 18 og sundurliða þar niður á viðeigandi tegundir, sjá nýjan tegundalykil. Mikilvægt er að bóka á viðeigandi rekstrarviðföng þegar bókað er á 18 lykla. Óheimilt er að færa eignakaup á 58 lykla.

Eignakaup sem færð eru á 18 lykla í bókhaldi stofnunar færast sjálfkrafa inn í eignakerfið. Eignakerfið mun síðan afskrifa eignirnar skv. ákveðnum afskriftahlutföllum miðað við áætlaðan líftíma eignarinnar.

Afskriftir eigna verða síðan færðar mánaðarlega á viðeigandi afskriftalykla á tegundum 58, þ.e. gjaldfært á 58 lykla með mótfærslu á 18 eignalykla.

Mikilvægt er að eignakaup séu færð á réttri bókunardagsetningu svo afskriftir fari að reiknast frá kaupdegi eignarinnar.

Kennsluefni og handbækur með eignakerfinu má finna með því að smella á slóðina og skruna að viðeigandi efni:
Fræðsla og verklagsreglur -> Kennsluefni og handbækur -> Orri fjárhagskerfi -> Eignakerfi (FA)

Hugtakalisti

Hugtakalisti Fjársýslu ríkisins