Fræðsla og verklagsreglur

Bókhald ríkisins

Bókunartákn

Svæði fyrir bókunartákn er fyrirfram skilgreint. Bókunartákn í færslu er notað við skatt- og framtalsskyldar greiðslur, bókun lánafærslna og vegna sérstakra VSK-vinnslna. Þegar bókunartákn er notað fyrir framtal verður kennitala þess aðila sem talið er fram á að fylgja í bókunarfærslunni. Bókunartákn er tengt tegundum. Þar sem heimilt er að nota bókunartákn 0 eða 9 þarf ekki kennitölu í bókunarfærslu.

Bókunartákn fyrir launa- og verktakagreiðslur

0 = Almennt, ekkert framtal

1 = Framtalsskyldar greiðslur til einstaklinga aðrar en staðgreiðsluskyld laun og verktakagreiðslur.

2 = Framtalsskyldar verktakagreiðslur

3 = Lífeyrissjóðsiðgjald launþega

4 = Lífeyrisiðgjald í séreignasjóð

6 = Laun og aðrar staðgreiðsluskyldar greiðslur utan staðgreiðslu

7 = Staðgreiðsla dregin af launum

8 = Staðaruppbót

9 = Ekki framtalsskylt

Bókunartákn fyrir lán

16 = Staða frá fyrra ári (Einungis FJS má bóka á þetta bókunartákn)

17 = Ný lán

18 = Afborgun

19 = Endurmat (Aðeins hjá ríkissjóði)

Bókunartákn fyrir sérstakar færslur

91 = GL – Vélrænar færslur 25,5% VSK

92 = GL – Vélrænar færslur 7% VSK

95 = GL – Handskráðar færslur 25,5 % VSK

96 = GL – Handskráðar færslur 7% VSK

98 = GL – Vélrænar færslur vegna VSK á tölvuþjónustu

Í tegundalykli tekna og gjalda sem er á Excelformi og hægt er að nálgast á heimasíðu Fjársýslunnar kemur fram hvaða bókunartákn eru leyfileg með einstökum tegundum.

Við bókun og ákvörðun framtalsskyldu ber að hafa eftirfarandi í huga:

  • Ekki skal telja fram á einstaka starfsmenn sem starfa fyrir verktaka, heldur ber að telja heildarfjárhæðina fram á verktakann með BT2enda þótt að í reikningum hans séu taldir upp einstaklingar á hans vegum.
  • Telja skal fram allar verktakagreiðslur með BT2 sem falla undir tegundir 554x, 555x og 556x. Hins vegar skal ekki telja fram á verktaka útlagðan kostnað samkvæmt reikningum, hafi hann skilað inn frumreikningum fyrir þeim kostnaði.
  • Húsaleiga er talin fram með BT1
  • Vaxtagjöld eru ekki talin fram.
  • Eignakaup og vörukaup vegna rekstrar skal nær undantekningarlaust ekki telja fram.
  • Kaup á pappír frá prentsmiðju eru ekki talin fram, en hafi prentsmiðjan unnið úr honum t.d. eyðublöð eru kaupin talin fram með BT2 þar sem verið er að kaupa efni ásamt vinnu.
  • Auglýsingar eru ekki taldar fram ef greitt er beint til þess aðila sem birtir þær, en sjái hinsvegar auglýsingastofa um gerð og birtingu á auglýsingu skal telja hvoru tveggja fram á auglýsingastofuna með BT2.
  • Flugfargjald er aðeins talið fram á stafsmann með BT1 þegar fargjald er greitt fyrir starfsmann og hann skilar ekki inn reikningi og flugfarseðli. Það  sama á við um dvalarkostnað.
  • Dagpeningar eru undantekningarlaust taldir fram á starfsmann sem fer í ferðalag vegna starfs síns hjá stofnun.
  • Styrkir eru framtalsskyldir með BT1.

Gistináttaskattur

Gistináttaskattur er lagður á skv. lögum nr. 87/2011. Gistináttaskattinum skal ráðstafa til uppbyggingar, viðhalds og verndunar fjölsóttra ferðamannastaða, friðlýstra svæða og þjóðgarða en 3/5 hlutar hans eiga að renna í Framkvæmdasjóð ferðamannastaða og 2/5 hlutar til þjóðgarða og friðlýstra svæða.

Gistináttaskattur er lagður á starfsemina og er kr. 100 á hvern einstakling pr. hverja selda gistináttaeiningu. Gistináttaeining er húnæði eða svæði sem leigt er út í þeim tilgangi að þar sé dvalið yfir nótt. Stofn til útreiknings gistináttaskatts er því fjöldi seldra gistinátta.

 Tilgreina skal gistináttaskatt á sölureikningi eða greiðslukvittun og myndar hann stofn til virðisaukaskatts. Á reikningnum þarf orðið gistináttaskattur að koma fram og heildarfjárhæð hans.

 Í stað þess að gistináttaskattur sé sundurliðaður sérstaklega sem einn af nokkrum liðum sem mynda heildarfjárhæð reiknings er heimilt að tilgreina gistináttaskattinn neðst á reikningi þar sem fram kæmi að hann væri innifalinn í heildarfjárhæðinni. Þannig gæti reikningur sem er t.d. í erlendum gjaldmiðli haft texta neðst sem segði að gistináttaskattur (lodging tax) væri innifalinn í reikningsfjárhæðinni og heildarfjárhæð hans tilgreind í íslenskum krónum. Heildarfjárhæð álagðs gistináttaskatts sem lagður er á reikninginn skal koma fram en ekki einungis að gistináttaskattur sé lagður á og að hann sé 100 kr. á hverja gistinótt.

Uppgjörstímabil og eindagar eru þeir sömu og fyrir virðisaukaskatt, 6 tímabil á ári.

 ----***---

 Gistináttaskattur myndar stofn til útreiknings virðisaukaskatts og ber 7% VSK eins og gistingin.

 Leiga á gistiaðstöðu ásamt gistináttaskatti, ef hann er ekki innifalinn í leigugjaldinu, skal tekjufæra í bókhaldi á tegund 45830 Leiga á gistiaðstöðu utandyra eða á tegund 45840 Útleiga á herbergjum á hótelum eða gistiheimilum.

 Þegar gengið er frá gistináttaskatti fyrir ákveðið tímabil skal gjaldfæra skattinn á tegund 57462 Önnur opinber gjöld til ríkisins með mótfærslu á tegund 220171 Gistináttaskattur ásamt kennitölu innheimtumanns. Réttast er að færa þessar færslur mánaðarlega til að jafna út á móti leigutekjunum.

Skil á gistináttaskatti til innheimumanns eru síðan bókuð á tegund 220171.

Dæmi: Fyrir tímabil janúar – febrúar hefur myndast skuld í bókhaldi þann 28. febrúar við innheimtumann á tegund 220171 sem er greidd á eindaga þann 5. apríl.

Takmörkuð skattskylda

Fjársýsla ríkisins í samráði við ríkisskattstjóra vekur athygli á að skv. 3. gr. laga nr. 90/2003, lög um tekjuskatt, ber stofnunum að reikna og halda eftir tekjuskatti af allri þjónustu sem keypt er af erlendum aðilum og innt er af hendi hér á landi. Fjárhæð á reikningi skal skattleggja án nokkurs frádráttar.

Nokkur aukning hefur orðið á kaupum stofnana á þjónustu erlendra aðila og í mörgum tilfellum hefur ekki verið gerð grein fyrir þeim á viðeigandi skýrsluformi til skattyfirvalda. Einnig hefur tekjuskatti ekki verið haldið eftir þar sem við á og skil á honum því ekki verið gerð í ríkissjóð.

Allar greiðslur til erlendra aðila fyrir þjónustu sem innt er af hendi hér á landi, eru skattskyldar hér á landi. Það er á ábyrgð þeirrar stofnunar sem innir greiðsluna af hendi að halda eftir skatti, ella getur ríkisskattstjóri áætlað skattgreiðslu á viðkomandi stofnun.

Skatthlutföll eru breytileg milli ára.

Útreikningar og skil

Stofnanir skulu standa skil á skýrslum rafrænt, óháð því hvort haldið sé eftir skatti af greiðslum.  Við skil á skýrslum myndast krafa í heimabanka viðkomandi stofnunar.

Eindagi á skilum skattsins til innheimtumanns er 15. dagur næsta mánaðar eftir að greiðsla fór fram. Eingöngu er um rafræn skil að ræða þá mánuði sem greiðslur til erlenda aðila eiga sér stað.

Undanþága

Ef í gildi er tvísköttunarsamningur milli Íslands og heimalands þess aðila sem veitir þjónustuna getur erlendi aðilinn sótt um undanþágu frá skattlagningu á grundvelli samningsins. Samningar eru mismundandi hvað varðar gildistíma undanþágu og því þarf alltaf að kynna sér ákvæði viðeigandi samnings.

Erlendi aðilinn þarf að sækja um undanþágu á eyðublaði ríkiskskattstjóra, RSK 5.42. Fylla skal út alla reiti umsóknareyðublaðsins og skattyfirvöld í heimalandi umsækjanda staðfesta skattskyldu og heimilisfesti með því að stimpla og undirrita í reit 21 á umsóknareyðublaðinu. Sum lönd kjósa að veita slíka staðfestingu á eigin formi og er það jafngilt því að votta á RSK 5.42. Umsókn er ekki tekin til afgreiðslu ef staðfestingu skattyfirvalda vantar. Umsóknin er send á rsk@rsk.is og frumrit i pósti.

Þegar undanþága er samþykkt eru upplýsingar um umsækjanda settar í gagnagrunn hjá RSK sem innheimtumaður ríkissjóðs hefur aðgang að. Þannig er tryggt að rétt skatthlutfall reiknist miðað við ákvæði samningsins þegar skattkennitala viðkomandi er slegin inn.

Ef samþykkt undanþága er ekki til staðar þegar greiðsla fer fram þá getur erlendi aðilinn sótt um endurgreiðslu í 6 ár frá því að skatti var haldið eftir. Sótt er um endurgreiðslu á eyðublaði ríkisskattstjóra, RSK 5.43. Til að unnt sé að sækja um endurgreiðslu þarf að vera til staðar samþykkt undanþága. Hægt er að sækja samhliða um undanþágu og endurgreiðslu.

Bókhald

Þegar greiðsla reiknings vegna kaupa á erlendri þjónustu sem innt er af hendi hér á landi fer fram skal halda eftir andvirði tekjuskattsins. Færslur í bókhaldi stofnunar verða þannig að reikningurinn er gjaldfærður að fullu á viðkomandi kostnaðarstað með viðeigandi tegund. Tekjuskattinn skal færa kredit á tegund 22012 skattur á erlenda aðila og mismunurinn, sem er þá greiðsla til hins erlenda aðila, á tegund bankareiknings.

Upplýsingar/aðstoð

Nánari upplýsingar um meðferð í bókhaldi veita starfsmenn Fjársýslunnar. Hægt er að senda fyrirspurnir á postur@fjs.is .

Leiðbeiningar og aðstoð við rafræn skil og RSK 5.42 auk annarra upplýsinga eins og umsókn um endurgreiðslu veita starfsmenn ríkisskattstjóra, Lóa Ólafsdóttir, (loa@rsk.is) s.442-1114 og Elín Margrét Þráinsdóttir (elinm@rsk.is) s.442-1107. Stofnanir eru hvattar til að hafa samband við þær til að auðvelda sér þessa framkvæmd.

Viðfangsefni

Viðfangsefnum er ætlað að halda utan um rekstur/umsvif einstakra sviða, deilda eða verkefna innan viðkomandi stofnunar. Viðfangsefnanúmerum  er hægt að skipta niður í fjóra hluta, efnahagsviðfang, fjárlagaviðfang, yfirviðfang og bókunarviðfang. Fyrstu 5 tölustafir í öllum viðfangsefnum eru þeir sömu og í stofnananúmeri viðkomandi stofnunar. Eingöngu skal nota tölustafi í viðfangsefnum.

Þegar viðfangsefni er stofnað þarf að gæta þess að fjárlagaviðfang sé til staðar. Viðfangsefni eru almennt stofnuð af Fjársýslunni. Við stofnun viðfangsefna þarf að huga að ýmsum tengingum svo sem VSK-tengingum ofl.

Efnahagsviðfang er yfirleitt þannig uppsett hjá stofnunum að 0 er bætt aftan við stofnananúmerið. Þegar bókað er á efnahagsviðfang er bókað á 6 tölustafi, stofnananúmer og 0. Til eru undantekningar frá þessari reglu. Þegar bókað er á efnahagsviðfang er eingöngu leyfilegt að bóka á efnahagstegundir, þ.e. tegundir sem byrja á 1, 2 og 3.

Fjárlagaviðfang eru 3 tölustafir sem bætast aftan við stofnananúmer viðkomandi stofnunar og er fjárlagaviðfangið skv. fjárlögum hvers árs. Fjárlagaviðfang er jafnframt yfirviðfang. Ekki er leyfilegt að bóka beint á fjárlagaviðföng. Fjárlagaviðfangsefni eru tengd sérstaklega við svokallaðan COFOG kóða sem notaður er til að draga saman útgjöld ríkissjóðs eftir málaflokkum. Stofnun fjárlagaviðfanga er gerð af Fjársýslunni.

Yfirviðfang er sérmerkt viðfangsefni hjá stofnunum þar sem hægt er að draga saman kostnað eftir bókunarviðföngum sem eru undir hverju yfirviðfangi. Ekki er hægt að bóka á yfirviðföng. Mikilvægt er þegar yfirviðföng eru stofnuð að þau falli að skipulagi viðkomandi stofnunar.

Bókunarviðföng eru að lágmarki 10 tölustafir og að hámarki 14 tölustafir, stofnananúmer ásamt fjárlagaviðfangi + 2-6 tölustafir. Áður en viðfangsefni er stofnað er ágætt að athuga hvort heppilegra sé að halda utan um verkefni með því að nota víddir.

Dæmi um uppsetningu viðfangsefna
12-506 Stofnun S
12-506-0 Stofnun efnahagur B
12-506-101 Stofnun fjárlagaviðfang Y
12-506-1011 Stofnun yfirviðfang Deild 1 Y
12-506-10110 Stofnun bókunarviðfang Deild 1 Skrifstofa A B
12-506-10112 Stofnun bókunarviðfang Deild 1 Skrifstofa B B
12-506-1012 Stofnun yfirviðfang Deild 2 Y
12-506-10121 Stofnun bókunarviðfang Deild 2 Skrifstofa E B
12-506-10122 Stofnun bókunarviðfang Deild 2 Skrifstofa F B

S=stofnun Y=yfirviðfang B=bókunarviðfang

Víddir

Vídd 1

Notkun á vídd 1 er aðallega ætlað að sundurliða enn frekar einstakar tegundir hjá stofnunum sem þess óska. Dæmi ef þörf er á að sundurliða bókakaup eftir bókaflokkum eða hvort um sé að ræða erlendar bækur eða innlendar.

Færslur vegna bankareikninga stofnana verður að færa með vídd 1. Reglan er sú að vídd 1 fyrir bankareikninga byrjar á b (lítið b) og síðan númer bankareiknings. Dæmi um bankareikning nr. 758 hjá stofnun þar sem færslur yrðu þá bókaðar með vídd 1 sem b758.

Vídd 1 gengur þvert á viðfangsefni í bókhaldi stofnana, þ.e. víddin er ekki tengd sérstöku viðfangsefni né tegund hjá stofnuninni.

Stofna verður allar víddir hjá hverri stofnun fyrir sig. Víddir skulu vera að lágmarki 4 tölustafir en vídd 1 fyrir bankareikninga skulu þó allar byrja á litlu b. Mikilvægt er að huga vel að uppsetningu áður en víddir eru stofnaðar. Hægt er að nota bókstafi í víddum en ekki er mælt með því. Ekki er leyfilegt að nota séríslenska stafi í víddarnúmerum né sérstök tákn svo sem punkt, kommu, semikommu, strik o.s.frv.

Fjársýsla ríkisins sér um að stofna vídd 1 fyrir stofnanir.

Vídd 2

Notkun á vídd 2 er aðallega ætlað að halda utan um verkefni sem ganga þvert á viðfangsefni viðkomandi stofnunar. Vídd 2 er ekki tengd sérstöku viðfangsefni né tegund hjá stofnuninni. Til dæmis tilfallandi verkefni sem margar deildir eða viðfangsefni stofnunar koma að. Hægt er að halda utan um kostnað verkefnisins samhliða því að kostnaður er færður á viðkomandi deildir eða viðfangsefni.

Stofna verður allar víddir hjá hverri stofnun fyrir sig. Víddir skulu vera að lágmarki 4 tölustafir. Mikilvægt er að huga vel að uppsetningu áður en víddir eru stofnaðar. Hægt er að nota bókstafi í víddum en ekki er mælt með því. Ekki er leyfilegt að nota séríslenska stafi í víddarnúmerum né sérstök tákn svo sem punkt, kommu, semikommu, strik o.s.frv.

Fjársýsla ríkisins sér um að stofna vídd 2 fyrir stofnanir.

Vídd 3

Svæði í bókunarstreng sem ekki er í notkun. Vídd 3 er 12 tölustafa svæði.

Innbyrðisviðskipti

Mælt er með að stofnanir nýti sér svæðið innbyrðisviðskipti til að aðgreina sölu á milli deilda. Ef um innbyrðisviðskipti innan stofnunar er að ræða og stofnunin vill nýta þennan möguleika skal skrá stofnananúmerið í svæðið. Aðeins skal nota þetta svæði með tegundum tekna og gjalda, ekki með efnahagstegundum.

Færslur vegna innbyrðisviðskipta verða að stemma debet og kredit í bókhaldi stofnunar, ef ekki hefur það áhrif á mánaðarlegt uppgjör og mismunur kemur fram í ársreikningi. Ekki er hægt að ljúka uppgjöri ef mismunur er til staðar.